jituresmi
LIVESurat resmi tidak harus terasa kaku. Susunannya akan lebih mudah diikuti jika setiap bagian punya tugas yang jelas: pembuka memberi konteks, isi menyampaikan pokok keperluan, dan penutup menerangkan langkah berikutnya atau mengakhiri pesan dengan sopan.
Bahasa resmi digunakan dalam komunikasi resmi, termasuk surat-menyurat dinas, dan berkaitan dengan pelaksanaan fungsi suatu jabatan. Istilah itu juga memiliki pengertian hukum, yaitu bahasa yang diberi status legal khusus oleh negara atau wilayah tertentu.[1] Di sini, pembahasan pilihan bahasa berfokus pada nada dan kejelasan surat, bukan pada penetapan status legal bahasa.
Pembuka menjawab mengapa surat dikirim
Pembuka tak perlu berputar-putar sebelum sampai pada tujuan. Cukup beri penerima konteks singkat, lalu nyatakan maksud surat. Jika pembaca harus menebak apakah surat berisi permohonan, pemberitahuan, atau tindak lanjut, pembuka belum menjalankan tugasnya dengan baik.
Sebagai contoh ilustratif, untuk permintaan dokumen, pembuka dapat berbunyi, "Kami mengajukan permohonan salinan dokumen untuk keperluan administrasi." Kalimat itu langsung menyebut tindakan yang diminta dan alasannya. Jika konteksnya sudah jelas dari bagian lain surat, alasannya dapat dibuat lebih ringkas.
Isi menguraikan hal yang perlu diketahui
Setelah tujuan disebut, isi menjelaskan rincian yang membantu penerima memahami permintaan atau informasi tersebut. Pilih keterangan yang memang diperlukan: dokumen apa yang dimaksud, tindakan apa yang diharapkan, dan batas waktu jika ada. Jangan biarkan informasi penting terselip di antara uraian panjang yang tidak menunjang tujuan surat.
Untuk contoh permintaan dokumen tadi, isi bisa menjelaskan nama dokumen dan cara atau waktu penyerahannya jika hal-hal itu sudah ditentukan. Jika ada beberapa hal yang diminta, tuliskan secara terpisah agar masing-masing mudah dikenali. Susunan ini merupakan pilihan penulisan untuk membantu kejelasan, bukan rumus baku yang harus dipakai pada setiap surat.
Penutup membuat tindak lanjut lebih terang
Penutup dapat menyebutkan tindakan yang diharapkan, menyampaikan penghargaan atas perhatian penerima, lalu mengakhiri surat dengan santun. Hindari penutup yang terdengar sopan tetapi tidak menjelaskan apa yang perlu dilakukan.
Misalnya, "Mohon salinan dokumen dikirimkan paling lambat 15 Mei" lebih spesifik daripada "Mohon dapat segera ditindaklanjuti" jika memang ada tenggat tersebut. Tanggal dalam contoh ini hanya ilustrasi. Jika tidak ada tenggat, penutup cukup menyatakan harapan atau terima kasih tanpa menciptakan batas waktu baru.
Formal tidak harus berbelit-belit
Pilihan kata yang jelas biasanya lebih membantu daripada rangkaian ungkapan panjang. Bandingkan "Besar harapan kami kiranya permohonan tersebut dapat sekiranya dipertimbangkan" dengan "Kami berharap permohonan tersebut dapat dipertimbangkan." Kalimat kedua menyampaikan harapan yang sama dengan susunan lebih langsung.
Langsung bukan berarti kasar. Nada tetap dapat dijaga melalui sapaan yang sesuai, permohonan yang santun, serta pilihan kata yang tidak merendahkan penerima. Ukurannya bukan seberapa banyak ungkapan resmi yang terkumpul, melainkan apakah tujuan dan tindakan yang dimaksud mudah dipahami.
Periksa fungsi tiap bagian sebelum mengirim
Baca kembali surat dari sudut pandang penerima: apakah pembuka menyebut tujuan, apakah isi menyediakan rincian yang diperlukan, dan apakah penutup memperjelas harapan atau tindak lanjut? Jika satu informasi muncul berulang kali, ringkaslah. Jika tindakan yang diminta belum jelas, perbaiki bagian yang memuatnya.
Dengan pembagian fungsi seperti itu, pembuka, isi, dan penutup tidak perlu menjadi formula yang kaku. Ketiganya menjadi alur yang membantu pesan bergerak dari alasan penulisan menuju informasi utama, lalu ke maksud akhir surat.
Sumber
- [1] Wikipedia bahasa Indonesia — Bahasa resmi. https://id.wikipedia.org/w/index.php?oldid=29796543&title=Bahasa_resmi (diakses 2026-10-03).